Geteilte Postfächer sind in Unternehmen weit verbreitet. Doch welche datenschutzrechtlichen Anforderungen gelten hier? Wir erklären, worauf Unternehmen achten sollten.
Worum ging es?
In vielen Unternehmen werden sogenannte “Shared Mailboxes” genutzt. Diese geteilten Postfächer ermöglichen mehreren Mitarbeitern den Zugriff auf eingehende und ausgehende E-Mails. Dies erleichtert die Zusammenarbeit, kann jedoch auch datenschutzrechtliche Risiken bergen. Besonders relevant wird die Frage, wenn in einem solchen Postfach personenbezogene Daten verarbeitet werden. In einem aktuellen Gerichtsverfahren wurde geprüft, inwieweit die Nutzung geteilter Postfächer datenschutzkonform ist und welche Verpflichtungen sich für Unternehmen daraus ergeben.
Was ist zu beachten?
Die Nutzung geteilter Postfächer ist nicht grundsätzlich unzulässig. Allerdings sind bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen, um den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gerecht zu werden. Insbesondere müssen Unternehmen sicherstellen, dass:
- Zugriffsrechte klar definiert und dokumentiert sind,
- die Einsichtnahme durch unbefugte Dritte ausgeschlossen ist,
- betroffene Personen über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden,
- technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um die Vertraulichkeit der Kommunikation zu gewährleisten.
Das Gericht verwies in seiner Entscheidung auf Art. 5 DSGVO, wonach personenbezogene Daten zweckgebunden und transparent verarbeitet werden müssen. Zudem betonte es die Bedeutung des Art. 32 DSGVO, der angemessene Sicherheitsmaßnahmen fordert.
Fazit:
Die Nutzung geteilter Postfächer ist möglich, erfordert jedoch eine klare datenschutzrechtliche Absicherung. Unternehmen sollten interne Richtlinien erstellen, die den Zugriff auf solche Postfächer regeln. Zudem sind technische Maßnahmen erforderlich, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Eine umfassende Dokumentation der getroffenen Maßnahmen ist essentiell, um im Fall einer Prüfung durch Datenschutzbehörden nachweisen zu können, dass die Anforderungen der DSGVO erfüllt wurden.