In einer zunehmend digitalisierten Welt, in der Dokumente wie Kontoauszüge und Mobilfunkrechnungen häufig digital verschickt werden, stellt sich die Frage, ob auch Gehaltsabrechnungen ohne Zustimmung der Beschäftigten in einem Mitarbeiterportal bereitgestellt werden dürfen. Das Landesarbeitsgericht (LAG) Niedersachsen  (Urt. v. 16.01.2024 – Az. 9 Sa 575/23) hat 2024 eine klare Antwort darauf gegeben, die durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) mit Urteil vom 28. Januar 2025 – 9 AZR 48/24 jedoch nicht gehalten wurde.

Gemäß dem LAG Niedersachsen gilt eine Entgeltabrechnung über ein Onlineportal nur dann als zugegangen, wenn die Mitarbeiter ausdrücklich ihre Zustimmung zur Abrufmöglichkeit über dieses Portal gegeben haben. Fehlt diese Zustimmung, wird der Anspruch auf eine ordnungsgemäße Entgeltabrechnung nicht erfüllt. 

Anders sieht dies das BAG, das ausführt, dass die Verpflichtung zur Abrechnung in Textform auch durch den potentiellen Abruf eines elektronischen Dokuments in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiter-Postfach möglich ist.

Im Kontext des zunehmenden Einsatzes cloudbasierter Personalwirtschaftssysteme mit Onlineportalen ist es wichtig zu betonen, dass der Zugang zu Entgeltabrechnungen im Onlineportal ausschließlich mit Zustimmung der Mitarbeiter erfolgen sollte. Rechtlich betrachtet ist der persönliche Bereich eines solchen Systems nur dann empfangsbereit für Erklärungen, wenn die Mitarbeiter explizit zugestimmt haben.

Die gesetzlichen Vorgaben gemäß § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO und § 126b BGB legen fest, dass eine Entgeltabrechnung in Textform erteilt werden muss und Änderungen daran nach der Erteilung durch den Arbeitgeber nicht mehr vorgenommen werden dürfen. Onlineportale sollten daher so eingerichtet sein, dass der Arbeitgeber keinen Zugriff auf geschützte Bereiche hat.

Der Zugang zu diesen Informationen muss gemäß § 130 BGB so gestaltet sein, dass die Mitarbeiter unter normalen Umständen Kenntnis davon erlangen können. Dies ist nach Ansicht des BAG grundsätzlich auch über Portale möglich, wenn der Nutzer nicht individuell eingewilligt hat.

Eine wichtige Frage, die ebenfalls diskutiert wird, betrifft die mögliche Regelung in einer Betriebsvereinbarung bei Vorhandensein eines Betriebsrates. Diese Frage ist auch nach dem Urteil des BAG noch offen. Die Entscheidung wurde zur erneuten Urteilsfindung an das LAG zurückverwiesen.