Worum geht es?
Arbeitgeber stehen häufig vor der Frage, ob und unter welchen Umständen sie auf die E-Mail-Konten ihrer Mitarbeiter zugreifen dürfen. Dies kann beispielsweise relevant sein, wenn ein Mitarbeiter erkrankt und ein Vertreter Einblick in die laufende Kommunikation benötigt. Dabei stellt sich die Frage, ob der Arbeitgeber durch das Lesen von Mitarbeiter-E-Mails gegen gesetzliche Bestimmungen verstößt.
Wie ist dies rechtlich zu bewerten?
Die rechtliche Bewertung hängt maßgeblich davon ab, ob die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts erlaubt oder untersagt ist. Gemäß § 26 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) darf der Arbeitgeber personenbezogene Daten des Arbeitnehmers verarbeiten, wenn dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Dies schließt grundsätzlich auch den Zugriff auf dienstliche E-Mails ein.
Bei einer rein dienstlichen Nutzung des E-Mail-Accounts hat der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme, insbesondere zur Aufrechterhaltung betrieblicher Abläufe bei Abwesenheit des Mitarbeiters. Das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg entschied in seinem Urteil vom 16. Februar 2011 (Az. 4 Sa 2132/10), dass der Arbeitgeber in solchen Fällen auf das E-Mail-Konto zugreifen darf, sofern betriebliche Gründe dies erfordern.
Erlaubt der Arbeitgeber jedoch die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts, wird er als Telekommunikationsanbieter im Sinne des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) betrachtet und unterliegt dem Fernmeldegeheimnis nach § 3 TDDDG. In diesem Fall ist es dem Arbeitgeber untersagt, sowohl private als auch dienstliche E-Mails ohne Einwilligung des Mitarbeiters zu lesen. Ausnahmen bestehen nur bei konkretem Verdacht auf arbeitsvertragliche Pflichtverletzungen oder strafbare Handlungen des Mitarbeiters.
Zudem kann ein ursprünglich ausgesprochenes Verbot der privaten Nutzung durch eine sogenannte “betriebliche Übung” aufgehoben werden, wenn der Arbeitgeber über einen längeren Zeitraum die private Nutzung duldet, ohne dagegen vorzugehen. In diesem Fall gilt die private Nutzung als stillschweigend, was wiederum die Anwendung des Fernmeldegeheimnisses zur Folge hat.
Fazit
Der Zugriff des Arbeitgebers auf die E-Mails seiner Mitarbeiter ist rechtlich komplex und erfordert eine sorgfältige Abwägung der beteiligten Interessen. Bei rein dienstlicher Nutzung des E-Mail-Accounts ist eine Einsichtnahme unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Bei erlaubter oder geduldeter privater Nutzung hingegen unterliegt der Arbeitgeber dem Fernmeldegeheimnis, wodurch das Lesen von E-Mails ohne ausdrückliche Zustimmung des Mitarbeiters grundsätzlich unzulässig ist. Arbeitgeber sollten daher klare Regelungen zur Nutzung von E-Mail-Accounts treffen und diese transparent kommunizieren, um rechtliche Risiken zu minimieren.