Elektronische Rechnungen: Ab 2025 Pflicht – Alle relevanten Informationen
Die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, ist eine moderne Art der Rechnungsstellung und unterscheidet sich stark von klassischen Papierrechnungen oder PDF-Dokumenten. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für Unternehmen im B2B-Sektor in Deutschland schrittweise verpflichtend. Doch was genau ist eine E-Rechnung und warum gewinnt sie so an Bedeutung?Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, versendet und empfangen wird. Anders als bei einer traditionellen PDF-Rechnung, die lediglich ein Abbild einer Papierrechnung darstellt, werden bei der E-Rechnung die relevanten Daten – wie Absender, Empfänger, Betrag, Steuerdetails und Zahlungsziel – so aufbereitet, dass sie sowohl für Menschen als auch für Computersysteme direkt lesbar und verarbeitbar sind. Statt einfach nur ein digitales Bild zu sein, enthält eine E-Rechnung Daten in einem strukturierten Format wie XML. Diese Form erleichtert es Buchhaltungssystemen, die Daten automatisch zu verarbeiten und manuelle Eingaben zu vermeiden.Wann wird die E-Rechnung Pflicht?
Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für alle B2B-Geschäftsprozesse die Pflicht zur Empfangsbereitschaft der E-Rechnung. Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für die Erstellung und Versendung digitaler Rechnungen gelten jedoch bestimmte Übergangsregelungen.- Bis 31.12.2026: Es bleibt weiterhin erlaubt, Rechnungen per Post zu versenden und zu empfangen. Die Versendung von PDF kann nach Einwilligung (oder mutmaßlicher Einwilligung) des Empfängers ebenfalls fortgesetzt werden.
- Bis Ende 2027: Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 € im Vorjahr dürfen weiterhin Post bzw. nach Einwilligung PDF-Rechnungen ausstellen.
- Ab 2028: Die Nutzung der E-Rechnung ist für alle Unternehmen verpflichtend.
Warum ist die E-Rechnung relevant?
Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die sowohl Unternehmen als auch der Wirtschaft insgesamt zugute kommen:- Höhere Effizienz: Dank der automatisierten Verarbeitung entfallen viele manuelle Tätigkeiten, was den gesamten Rechnungsablauf beschleunigt.
- Weniger Fehler: Durch die Automatisierung werden Fehler, die durch manuelle Eingaben entstehen können, erheblich reduziert.
- Kostenreduktion: Der Verzicht auf Papier, Druck und Versand sowie die beschleunigten Bearbeitungszeiten führen zu signifikanten Kosteneinsparungen.
Wie funktioniert eine E-Rechnung?
E-Rechnungen werden in einem standardisierten Datenformat erstellt, das den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind die beiden gängigsten Formate ZUGFeRD und XRechnung:- XRechnung: Ein XML-basiertes Format, das speziell für die elektronische Rechnungsabwicklung entwickelt wurde. Es enthält keine visuelle Darstellung, sondern fokussiert sich auf die maschinenlesbaren Daten.
- ZUGFeRD: Dieses hybride Format kombiniert eine menschenlesbare PDF mit eingebetteten XML-Daten, die von Maschinen ausgelesen werden können.