Newsletter gelten in der Onlinewelt neben den sozialen Medien als eines der erfolgreichsten Werbemittel. Jedoch gibt es bei der rechtskonformen Implementierung des Newsletters auf der Internetseite einige Stolpersteine, die zu teuren Abmahnungen und Bußgeldern führen können. Im folgenden Blogbeitrag möchten wir Ihnen einige Tipps an die Hand geben, mit denen Sie das Risiko einer Abmahnung minimieren können.
Anmeldung rechtssicherer Newsletter
Aufgrund des Prinzips der Datenminimierung sollten Sie bei der Anmeldung zum Newsletter nur die E-Mailadresse abfragen. Diese reicht technisch für den Versand aus. Zusätzlich sollten Sie Angaben über die Häufigkeit der Mailings machen.
Falls Sie den Newsletter nicht selbst versenden sondern eine Software verwenden (MailChimp, Klick Tipp, Newsletter2go…) ist dies in der Datenschutzerklärung zu kennzeichnen. Im Regelfall ist der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages notwendig, da der Dritte ggf. Einblick in die personenbezogenen Daten (wie z.B. Mailadresse) erhält.
Einwilligung zum Newsletter per Double Opt In (DOI)
Ein Newsletter darf nur dann an einen Kunden versendet werden, wenn dieser ausdrücklich in die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten eingewilligt hat (Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO). Die deutschen Gerichte fordern bereits seit Jahren das sog. Double-Opt-In-Verfahren. An diesem Erfordernis hat sich durch die DSGVO nichts geändert. Bei diesem Verfahren erhält der Interessent, der seine E-Mail Adresse in die Newslettermaske eingibt ine E-Mail, in der über ein Link die Anmeldung erneut Bestätigt werden muss. Danach darf der Kunde erst in den Newsletter-Verteiler aufgenommen werden. Dies dient insbesondere dazu, eine missbräuchliche Nutzung zu verhindern.
Wichtig: Die Opt-In Mail darf keine Werbung enthalten. Lediglich die Aufnahme des Firmenlogos ist zulässig. Zudem ist eine Signatur in diese E-Mail aufzunehmen, damit der Nutzer erkennen kann, von wem die E-Mail stammt. Sie können dieser Anforderung zum Teil durch die Aufnahme des Links zum Impressum gerecht werden. Wir raten jedoch ausdrücklich zu einer Signatur in Textform, die alle Anforderungen erfüllt, die auch bei Geschäftsbriefen notwendig sind.
Abmeldung vom Newsletter
Als Versender von Newsletter müssen Sie gemäß Art. 21 Abs.2 DSGVO sicherstellen, dass eine Abmeldung und damit der Widerspruch gegen die weitere Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit möglich ist.
Zusätzlich müssen Sie in räumlicher Nähe zum Anmeldebutton einen Hinweis aufnehmen, dass eine Abmeldung vom Newsletter jederzeit möglich ist.
Zudem empfiehlt es sich ausdrücklich, dass Sie ein automatisiertes Verfahren zur Abmeldung einbauen. Dies kann z.B. durch das anklicken eines Abmeldelinks in der E-Mail ermöglicht werden. Eine solche Widerspruchsmöglichkeit ist auch gesetzlich vorgesehen (Art. 21 Abs. 5 DSGVO). Der Link zur Abmeldung ist optimalerweise jeder Newslettermail beizufügen.
Fazit zum Versenden rechtssicherer Newsletter
Die rechtssichere Gestaltung eines Newsletters ist für einen Seitenbetreiber unumgänglich. Aufgrund von möglichem Newslettertracking, fehlerhafter Ausgestaltung gibt es Daten- sowie Wettbewerbsrechtlich einige Fallstricke die zu beachten sind.
Falls Sie vor der Aufgabe stehen einen rechtssicheren Newsletter zu gestalten melden Sie sich gerne unverbundlich bei uns. Unser Partner die It-Recht Kanzlei Dury kann Sie in allen Fragen rund um den rechtssicheren Newsletterversand beraten. Zusätzlich besteht die Möglichkeit in Form einer gesonderten Beauftragung die Signaturzeile sowie andere wichtige Klauseln erstellen zu lassen.