Am 1.1.2022 werden ein paar Änderungen für die Anwaltschaft vorgenommen: Ab dann soll die Kommunikation mit den Gerichten nur noch elektronisch von statten gehen. Wir klären auf, was es für Anwälte ab dem 1.1.2022 zu beachten gilt. 

Seit 2018 sind Anwälte verpflichtet, über ihr besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) zu kommunizieren oder Nachrichten zumindest zur Kenntnis zu nehmen. 

Ab 1.1.2022 sind Anwält:innen dazu verpflichtet, ihre Dokumente überwiegend elektronisch bei den Gerichten gem. § 130d Zivilprozessordnung (ZPO) einzureichen. Sollte ein Dokument nicht elektronisch eingereicht werden, ist dieses nichtig und kann auch nicht geheilt werden. Nach einer abgelaufenen Frist bleibt lediglich die Möglichkeit der Wiedereinsetzung, die jedoch in den überwiegenden Fällen wahrscheinlich unbegründbar bleibt. Mit der einhergehenden Pflicht ab dem 1.1.2022 ausschließlich Dokumente elektronisch einzureichen wird man sich in den meisten Fällen nicht darauf berufen können, dass das Gericht vor Fristablauf nicht mehr die Möglichkeit eingeräumt hat, das Dokument elektronisch nachzureichen.

Technische Probleme bei elektronischer Kommunikation

Was tun bei technischen Problemen?

Der Gesetzgeber hat jedoch die Möglichkeit eines technischen Versagens nicht verkannt. In diesen Fällen sind Anwält:innen berechtigt, das Dokument in Papierform oder als Telefax bei Gericht einzureichen. Dahingehend muss jedoch unverzüglich (also ohne schuldhaftes Zögern) belegt werden, dass eine technische Störung vorlag, welche auch vorübergehender Natur war. Zu spät handelt, wer erst 14 Tage nach der Störung versucht, seine technischen Probleme glaubhaft zu machen. Toleriert wird dahingehend jedoch nicht, dass das technische Problem schon länger bestand. Es wird vorausgesetzt, dass die technischen Voraussetzungen für die elektronische Kommunikation geschaffen wurden. Es kann auch durchaus vorkommen, dass das Gericht die jeweiligen Anwält:innen dazu auffordert, ein Dokument nochmals elektronisch nachzureichen. Dieser Aufforderung sollte gefolgt werden. Man wird auch dann nicht von seinen Pflichten entbunden, die technische Störung unverzüglich anzuzeigen, wenn das Gericht selbst Kenntnis von der Störung hatte. Auch in diesem Fall müssen Anwält:innen dies zur Kenntnis machen, auch wenn die betroffene Anwältin oder der betroffene Anwalt nicht die näheren Hintergründe für die Störung ermitteln muss. 

Zudem gibt es jedoch auch Dokumente, die wirksam in elektronischer Form bei Gericht eingereicht werden können: 

  • Die Prozessvollmacht muss schriftlich zu den Gerichtsakten eingereicht werden.
  • Originaldokumente zu Beweiszwecken müssen zudem auch schriftlich eingereicht werden.
  • Auch Urkunden, die vom Gericht angefordert werden, sind in schriftlicher Form zulässig. In einer elektronischen Form würden Urkunden ihre sog. Perpetuierungsfunktion verlieren, da es an der Verkörperung einer menschlichen Gedankenerklärung fehle. 

Formatierung der Dokumente

Es genügt dahingehend, wenn PDF-Dokumente eingereicht werden, die mindestens druckbar sind. Es ist ratsam als PDF/A zu formatieren. Aktive Elemente, die auf andere Quellen außerhalb des PDF verweisen, sollten weitgehend vermieden werden. Zulässig wird es aber nach aller Voraussicht sein, dass das Dokument Hyperlinks enthält. Sollte es im Einzelfall einmal nicht möglich sein, das elektronische Dokument zu bearbeiten, so weist das Gericht den Anwalt oder die Anwältin darauf hin. Man hat dann die Möglichkeit, das Dokument nochmals in lesbarer Form nachzureichen. Das nachgereichte Dokument gilt dann dennoch als rechtzeitig eingegangen.

Die elektronische Unterschrift

Auch bei der Versendung elektronischer Dokumente müssen Anwälte elektronisch unterzeichnen. Dahingehend bestehen für Anwält:innen in der elektronischen Kommunikation lediglich zwei Möglichkeiten: Entweder sie verbinden das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder sie versenden es auf einem sicheren Übermittlungsweg z.B. über ihr besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA). Bei der Nutzung des beA muss darauf geachtet werden, dass man die Nachricht selbst aus dem eigenen Profil heraus versendet. Nur in diesem Fall produziert das System einen vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis (VHN), der die Authentizität der Nachricht sicherstellt und auf ein:e zugelassene:n Anwält:in verweist. 

Wird der sichere Übermittlungsweg genutzt, müssen Anwältinnen und Anwälte außerdem ihre (einfache) Signatur unter das Dokument setzen. Diese ist lediglich der maschinenschriftliche Name des verantwortenden Anwalts bzw. der Anwältin. Wichtig ist dabei, dass der Name der Signatur mit dem Inhaber des Absenderpostfachs identisch ist und sich unter dem Schriftsatz befindet. Es kommt des Öfteren vor, dass der Versand aber mit der Absenderadresse eines anderen erfolgt, was jedoch einen gravierenden Fehler darstellt.

Sollten etwaige Probleme mit der elektronischen Unterschrift auftreten, ist die Unwirksamkeit eines schriftformbedürftigen Dokuments die konsequente Folge. Eine Heilung des Fehlers bleibt außer Betracht. Es bleibt lediglich nur die Wiedereinsetzung, welche in den meisten Fällen regelmäßig nicht gelingt. 

Fazit

Ab dem 1.1.2022 ist es mithin für Anwält:innen unabdingbar, sich mit der elektronischen Kommunikation auseinander zu setzen. Eignen Sie sich die nötigen technischen Kenntnisse an. Auch die einschlägigen Verfahrensbestimmungen sollten dringend einmal gelesen werden. Zudem ist es ratsam, die aktive Nutzung des beA in geeigneten gerichtlichen Verfahren ohne Fristendruck vor dem 31.12.2021 zu testen.